Ljudfiler

Man behöver kunna hantera sina ljudfiler i ett CallCenter. Därför finns inbyggt stöd för att administrera och spela in ljudfiler i ServIT Center.

Ordinarie ljudfiler

Från start får du ett antal standard-ljudfiler, t.ex:
"Välkommen till kundtjänst", "just nu har vi kö ...." osv.
Sedan kan du själv spela in och lägga till nya, egna ljudfiler.

Gå till menyn "CallCenter", "Ljudfiler". Där ser du två avdelningar. Första rutan visar ljudfiler som används i telefonkön. Andra rutan visar en lista med alla tillgängliga ljudinspelningar. Behöver du t.ex. ett nytt välkomstbesked, spelar du först in ljudfilen och namnsätter den. Den hamnar då i listan över tillgängliga ljudfiler. Sedan kan du aktivera just den filen under "välkomstmeddelande" i övre listan.

Spela in en ny ljudfil

Om du vill lägga upp en ny ljudfil, trycker du "[ Ny inspelning ]" längst ned på sidan. Då kan du antingen ringa in och prata in ett meddelande eller ladda upp en egen ljudfil från din egen PC. Ringer du in så ges instruktioner i telefonen. Sedan trycker du "Klar". Då kommer du vidare och kan namnsätta filen med ett kortnamn, ge den en längre beskrivning samt själva innehållet (ordalydelsen) i ljudfilen. Du trycker "Spara" och sedan "Tillbaka". Den nya, inspelade ljudfilen syns i den nedre listan med alla tillgängliga ljudfiler.

Standardbibliotek

I systemet finns ett antal standardljudfiler som kan användas om man inte vill spela in egna ljudfiler (svenska och engelska)

Format ljudfil

Formatet måste vara antingen wav, gsm aller au. Max storlek på ljudfil är 5 MB

Aktivera ljudfil i telefonkön

Vill du nu aktivera den ljudfilen i telefonkön, väljer du köaktivitet genom att klicka på Ändra på den raden. Välj sedan den nya filen i dropdown-listan vid "ljudfil". Tryck spara. Nu är den nya ljudfilen aktiverad i telefonkön.

Tillfälliga ljudfiler (hotprompts)

Du kan också på motsvarande sätt aktivera tillfälliga ljudfiler. Dessa aktiveras t.ex. om ni har en driftstörning och många ringer in för att fråga och felanmäla samma sak. Med en hotprompt som redan i början talar om att det är en driftstörning, slipper ni många onödiga framkopplingar. Gå till meny "CallCenter", "Hotprompts". Sedan är logiken precis densamma som för ordinarie ljudfiler enligt ovan.